Conservazione Fisica dei Documenti

I nostri servizi di conservazione fisica degli archivi cartacei si affiancano a quelli rivolti alla conservazione fisica dei dati e sono strutturati in modo da proporre soluzioni adeguate a tutte le esigenze che possono presentarsi. La nostra proposta spazia dalla conservazione fisica degli archivi cartacei nelle strutture idonee alla conservazione a norma, all’archiviazione fisica dei supporti per la conservazione dei dati, all’interno di camere corazzate certificate (UNI EN 1143-1:2009 con grado di resistenza III-terzo) gli archivi informatici contenenti il patrimonio informativo del cliente.
Il livello di servizio associabile ad ognuna delle soluzioni viene customizzato in funzione delle esigenze avanzate, fino ad arrivare ad una garanzia costante della reperibilità dei supporti h24 tutti i giorni dell’anno.

L’attività può essere quindi orientata alla fornitura di soluzioni complete per la protezione fisica dei dati preposte ad assicurare il ripristino dei servizi informatici la necessaria continuità delle attività aziendali, oppure, alle soluzioni per la gestione fisica e informatica degli archivi documentali cartacei ad alta o a bassa movimentazione, per le aziende che producono, gestiscono e mantengono grandi volumi di documenti cartacei, attività rivolte a risolvere problematiche di spazio e di sicurezza.

L’attività di conservazione fisica dei documenti cartacei, e la loro gestione, viene svolta in una struttura caratterizzata da oltre 130.000 mq di spazi archivio, oltre 2.500.000 box e 50km lineari di documenti archiviati, ed una struttura tale da garantire una risposta alle oltre 4.000 richieste di ricerche giornaliere.

L’offerta è strutturata secondo:
– Servizi di logistica che prevedono ritiri e consegne,
– Attività di ricezione e controllo
– Processi di catalogazione e indicizzazione
– Sistemi di archiviazione dinamica o di deposito
– Metodologie e modalità di ricerca, estrazione, scan-on-demand
– Distruzione programmata ordinaria o certificata
– Log e Tracking di tutti i processi

Con le nostre soluzioni i documenti cartacei vengono controllati, indicizzati e inseriti in apposite unità di archiviazione identificate con un codice identificativo del contenuto e della posizione fisica nel magazzino.
I dati vengono acquisiti dal sistema informativo che aggiorna la mappa logica dell’archivio automaticamente.
In seguito, gli utenti autorizzati possono richiedere attraverso i canali concordati (fax, e-mail o piattaforma documentale di ticketing), l’invio di un documento in copia o in originale.

Lo svolgimento del servizio prevede la presa in carico delle richieste, la ricerca, il prelievo del documento e la trasmissione secondo le modalità prestabilite (scan-on-demand, fax, originale). Ognuna delle fasi operative è accessibile e controllabile on-line attraverso la nostra piattaforma.
A disposizione dell’utente sono ampie le possibilità di reportistica utili ad analizzare lo stato delle attività svolte

Raggiunto il periodo di archiviazione concordato, si provvede alla distruzione ordinaria o certificata dei documenti concordati.
Il nostro supporto viene proposto prevalentemente alle aziende anche nella gestione del magazzino stampati (ad es. contrattualistica, modulistica, brochure, prospetti, ecc.), gestiscono il processo di ricezione ordini, di picking, di gestione giacenze e di invio materiale alle strutture geograficamente distribuite sul territorio (sedi, filiali, sportelli, agenzie, etc.).