Sistemi di Videoconferenza – Strumenti per comunicare risparmiando

Si dice che “il tempo è denaro”, si considera il tempo come l’unica vera risorsa finita sulla quale basarsi e per questo ogni attività viene parametrata in funzione del tempo che richiede ed in relazione al beneficio che produce (economico o di altra natura…). Per questo motivo è importante dotarsi di tecnologie che consentono un risparmio di tempo e di conseguenza un grosso beneficio di efficienza. Gli strumenti per la videoconferenza sono una di queste tecnologie.

Fino a qualche anno fa, era piuttosto complesso ed altrettanto costoso, acquisire tecnologie per la videoconferenza, bisognava affrontare grossi investimenti per l’acquisto di strumentazione (videocamere e webcam, microfoni, mixer per lo streaming computer sufficientemente potenti per gestire flussi audio/video, etc.), era inoltre necessario disporre di linee dati piuttosto performanti il cui costo era sostenibile solo da grandi aziende, infine i player che mettessero a disposizione soluzioni per la gestione della videoconferenza non erano molti.

L’evoluzione tecnologica sul tema della distribuzione di contenuti audio e video, unita al progresso nel mondo delle infrastrutture (che ha portato ad un notevole ed esponenziale irrobustimento dei servizi di trasmissione dati ormai accessibili pressoché a tutti), ha reso possibile l’esplosione dei sistemi di videoconferenza e di soluzioni utili a comunicare risparmiando.

Di seguito troviamo una lista dei principali sistemi di videoconferenza, ai quali è possibile accedere con costi sostenibili e senza affrontare grossi investimenti in infrastrutture. In una prima fase sarà infatti sufficiente testare il servizio, e successivamente, in funzione del numero di utenti da connettere, del tipo di comunicazione da strutturare, sarà opportuno valutare lo specifico sistema di conferenza per comprendere qual’è quello più adeguato a dare una risposta ai propri bisogni.

Una prima distinzione che possiamo fare, per comprendere di quale strumento o sistema dotarci, deriva dal fatto che la comunicazione avvenga tra un numero di partecipanti ristretto con la necessità di interagire, o tra una o più persone ed un pubblico che ascolta e può interagire parzialmente.

Su questa panoramica la prima distinzione avviene tra quelle che sono definite videoconference e le webconference.

I sistemi sono elencati in rigoroso ordine alfabetico (clickando sul titolo si può visitare il sito del produttore ed approfondire l’argomento), quasi tutte le soluzioni sono caratterizzate da servizi freemium e servizi premium, affinché il cliente possa provare il servizio con un numero di utenti o di funzionalità limitate (nell’uso o nel tempo) e venga poi invogliato ad acquistare i servizi più evoluti dietro il riconoscimento di un canone mensile/annuale dipendente dal livello di servizio al quale accede:

• AnyMeeting: si tratta di un servizio online utile ad organizzare video o web conference. Nell’header del sito si trova il pricing delle soluzioni e dei servizi offerti, e nel footer si trova l’elenco dei servizi free offerti che consente di gestire conferenze fino a 4 utenti in contemporanea;
• Fuze: è un’applicazione disponibile per Mac, iOS, Windows, Android attraverso la quale è possibile gestire conferenze online, meeting e webinar con la possibilità di condividere schermo, documenti e presentazioni. L’azienda per far testare il servizio propone una demo online che va programmata con il loro servizio clienti. Da febbraio 2016 ha acquisito anche Liveminutes, piattaforma che consente la collaborazione in realtime all’interno di un team attraverso uno specifico canale video, in modo semplice e veloce;
• GoToMeeting: è uno strumento molto diffuso a livello worldwide, si tratta di una suite di prodotti che comprende anche GoToWebinar. Ne esiste una versione freemium utilizzabile per collegare fino a 3 utenti contemporaneamente attraverso google chrome;
• Hangout by Google: è il servizio comunicazione di Google per fare videochiamate e videoconferenze, accessibile da smartphone, tablet e desktop, incluso nella G-Suite per gli utenti delle Google Apps, a disposizione anche degli utenti free possessori di account GMail. Nella versione Hangout On Air, consente di gestire le dirette uno a molti. Integrato con la piattaforme Youtube, utile  a gestire in modo semplice Vlog e Video COntent Strategy, in accoppiata ad altri strumenti che si integrano facilmente grazie alle Api rese disponibili da Google;
• Kollaborate: Kollaborate.tv è un servizio online che integra la videoconferenza, il VoIP, la lavagna, i documenti , la condivisione di immagini e la chat testuale, integrandosi direttamente anche con sistemi di videoediting diffusi sul mercato. Permette di collaborare in tempo reale con i propri colleghi o con i clienti ai quali è possibile inviare richieste di collegamento in modo semplice e sicuro;
• Oovoo: Oovoo è un servizio completamente gratuito che consente di effettuare video-chiamate in un massimo di 12 persone. Ampiamente integrabile con altri strumenti ed è utilizzabile dagli strumenti di comunicazione più diffusi, PC, Mac, iPhone, Android e Facebook;
• Palava: Palava.tv consente avviare in modo semplice e veloce, una video conferenza o una video chiamata comodamente dal proprio browser, non c’è bisogno di effettuare alcuna registrazione o installare qualcosa, inoltre si può generare una conference pubblica o privata fin dalla prima operazione;
• Phrase: un servizio completamente gratuito (ancora in forma beta) e istantaneo che consente di effettuare video-conferenze con chat di testo, video e audio, senza dover installare e configurare nulla sul proprio dispositivo. Consente di connettere fino a 100 partecipanti attraverso che possono interagire attraverso il browser;
• ReadyTalk: Una piattaforma web completa, che offre una serie di soluzioni per gestire audio e video conferenze, webinar, webcast, e comunicazione via VOIP. La versione free dura 14 giorni;
• Skype: il primo e più il famoso servizio video chiamata e telefonate voip per fissi e cellulari a livello worldwide. Acquistato da Microsoft nel 2011, consente oggi di gestire una serie di servizi di videoconferenza in modo gratuito con alcune limitazioni o a livello professionale, connettendo fino a 250 persone in contemporanea. Ampiamente diffuso tra l’utenza privata, è una buona soluzione per le conferenze via web, grazie anche all’integrazione nativa con smartphone e desktop;
• WebEx by Cisco: è il servizio di Cisco, leader indiscusso nel settore. Come affermato da Gartner, considerando la classifica Fortune 100, 9 aziende su 10 utilizzano servizi Cisco per comunicare con clienti, questo valore scende a 8 su 10 se estendiamo l’analisi alla Fortune 500. Anche Cisco offre servizi altamente scalabili, utilizzabili da ogni piattaforma, desktop e mobile.

Affinché  la comunicazione avvenga in modo fluido e si possano ottenere migliori risultati, esistono poi sistemi hardware e software utili e in alcuni casi necessari a rendere queste soluzioni più performanti. La webcam ed il microfono del proprio laptop o del proprio smartphone possono rappresentare strumenti utili ad efficaci nel caso si debbano effettuare delle conference nelle quali intervengono pochi attori, e magari anche in mobilità, tuttavia, nel momento in cui la conference ha delle finalità differenti occorre strutturarsi, con dispositivi audio-video in grado di generare flussi di qualità almeno HD, soprattutto se quanto generato dovrà poi essere utilizzato per altri scopi (corsi, webinar differiti, conale video, etc.).

Per concludere, utilizzare la tecnologia per comunicare è sicuramente una scelta percorribile, se non obbligata, per tutti. Anche in questo caso è molto importante dimensionare correttamente i servizi e le infrastrutture necessarie a fare ciò, poiché se la comunicazione non avviene in modo stabile, l’esperienza utente sarà disastrosa, e l’adozione di questi sistemi non avverrà agevolmente. Appare chiaro che lo sviluppo di queste soluzioni sia guidato principalmente da grandi aziende che hanno nel loro conto economico dei costi di spostamento elevati per le proprie risorse (costi orari, spese per viaggio, vitto e alloggio), e quindi l’esigenza maturata è quella di abbattere notevolmente gli spostamenti; contestualmente l’esigenza distribuita anche sulle micro aziende e sui liberi professionisti, legata allo sviluppo di queste piattaforme ha esteso il mercato di applicazione e consentito lo sviluppo di sistemi lowcost.

Nonostante questi sistemi siano ormai alla portata di tutti e non c’è che l’imbarazzo della scelta, il più grosso nemico dell’efficienza, resta la scarsa attinenza a sconfiggere malsane abitudini. Muoversi per fare molti chilometri anche per incontri che non sono di vitale importanza, resta la cosa più “comoda” da fare, quando molte comunicazioni potrebbero tranquillamente essere gestite dalla propria scrivania.