Se 20 anni fa avessimo chiesto a qualsiasi azienda italiana quanto fosse importante la posta elettronica per la loro azienda, la risposta non sarebbe certo stata quella di oggi. La stessa domanda fatta 10 anni fa, avrebbe avuto una risposta molto più simile a quella che oggi ci aspetteremmo da qualsiasi azienda.
Questo per dire che negli ultimi vent’anni, il modo di comunicare, indipendentemente dal soggetto (privati, aziende, pubblica amministrazione), ha visto il consolidamento della posta elettronica come metodo di riferimento.
Intorno all’argomento, si sono quindi formati e consolidati alcuni modelli di business molto importanti, che si sono affermati a livello planetario, offrendo servizi e consolidando le loro posizioni sul mercato, due su tutti, Microsoft e Google.
Il primo, partendo da lontano, ha introdotto all’interno delle aziende una famiglia di strumenti, Outlook/Exchange, che ancora oggi rappresenta lo strumento standard per chiunque vuole offrire servizi nel mondo dell’email. Il secondo che ha studiato con attenzione il mercato, ha invece prodotto un nuovo standard di servizi in Cloud, partendo proprio da un’offerta per servizi di posta elettronica, free per i privati, ed a pagamento per chi ne fa un uso business.
In questi vent’anni, abbiamo visto quindi un’evoluzione delle esigenze legate alla posta elettronica, ed abbiamo visto anche un’evoluzione dell’offerta orientata a servire il cliente in modo totalmente diverso. Se Microsoft ha basato la sua fortuna sul mondo client, integrando prima la versione free di Outlook (Outlook Express) nel sistema operativo più diffuso al mondo (Windows nelle sue varie versioni) e poi la versione a pagamento (Outlook) nella suite Office, proponendo invece un’evoluzione sul mercato enterprise mediante Exchange, a partire dalle Small Business Enterprise (SBE), Google ha spostato l’attenzione verso la generazione di un sistema concentrato prima sul privato, al fine di estendere la sua “customer base” sulla risoluzione di gran parte dei problemi derivanti dall’uso di sistemi client, offrendo gratuitamente una quantità di spazio che si è estesa nel tempo e che si è pian piano arricchita di nuovi servizi. Servizi che consolidandosi nel tempo sono stati offerti in forma strutturata al mondo Enterprise.
A seguito dell’apertura al Mondo Business, offrendo la possibilità alle aziende di utilizzare l’infrastruttura Gmail anche per domini ed indirizzi privati, Google, oggi Alphabet, ha di fatto iniziato una incredibile scalata alla conquista della leadership nel mondo dei sistemi di gestione della posta elettronica a livello mondiale, cambiando modello di business e costringendo di fatto Microsoft a rincorrere tramite il servizio office 365 e moltissimi altri provider a modificare totalmente il loro approccio in quanto non più attraente rispetto alla proposta Gmail.
Sul mercato oggi troviamo una serie di strumenti utili a gestire la posta elettronica ed una serie di offerte che si affiancano, si sovrappongono ed in alcuni casi si integrano, diventando così delle alternative in grado di coprire ogni genere di esigenza che al cliente possa emergere.
Ecco quindi che oggi possiamo trovare questo tipo di situazione:
- utilizzatori di sistemi di posta in cloud (G-Suite, Office 365, etc.);
- utilizzatori di sistemi client-server (Outlook/Exchange – Thunderbird, Mail, Outlook, Edge, etc./Exchange, Zimbra, etch…);
- utilizzatori di sistemi client-ISP Post Master (Outlook, etc… – Squirrel Mail/Horde etc.).
Ognuna di queste scelte ha prodotto anche alcune “guerre di religione” e “scuole di pensiero” che troppo spesso hanno spostato l’attenzione dalle caratteristiche più importanti riguardo le innovazioni portate da ognuna delle innovazioni apportate nel tempo dai diversi progetti.
Oggi, dopo anni di analisi e di sperimentazione, ci sentiamo di affermare che la soluzione nel cloud offerta da Google, è quella che porta con se il maggior numero di benefici. Possiamo infatti affermare che ogni cliente con il quale ci interfacciamo e che abbandona la vecchia impostazione client server, per la soluzione G-Suite, viene messo nella condizione di spendere una frazione di quanto spendeva prima, con una riduzione impressionante delle problematiche legate alla gestione della posta. Ecco quindi alcuni dei vantaggi derivanti dall’adozione dei sistemi in cloud:
- possibilità di accedere alla posta in modo centralizzato (server in cloud, accesso web sempre attivo, ad un indirizzo web ben preciso);
- possibilità di accedervi indipendentemente dal dispositivo (PC, Mac, Tablet o Smartphone iOS/Android/Windows Phone);
- possibilità di accedere alla posta in ogni momento, purché dotati di connettività (alla posta in entrata e a quella in uscita)
- possibilità di ricercare messaggi di posta e documenti allegati anche dopo molti anni, ed in modo immediato;
- riduzione esponenziale di problemi di perdita dei dati dovuti a rotture di HW e corruzione di SW.
Oggi, questa serie di vantaggi porta le aziende a valutare molto seriamente le soluzioni cloud nel momento in cui si pone attenzione sul problema della posta elettronica.
Sicuramente, un’analisi approfondita sarebbe doverosa, poiché porterebbe con se una serie di benefici, in termini di ottimizzazione di processi, riduzione dei costi, miglioramento della sicurezza, miglior gestione dell’informazione, continuità di servizio, semplicità di accesso e semplicità d’uso.