Google Apps for Work vs. Microsoft Office 365. Quale soluzione Cloud adottare?

Questa è una delle domande a cui rispondiamo quasi quotidianamente: è migliore la soluzione Cloud Google Apps for Work, oppure Microsoft Office 365?
La risposta è: dipende.

La risposta univoca, buona per tutte le stagioni, ovviamente non esiste: selezionare la soluzione migliore per migrare utenti, posta, dati e calendari nel cloud, deve necessariamente essere il frutto di un’attenta analisi, non basata su preconcetti “di fazione” e, auspicabilmente, gestita da un’azienda che abbia nel proprio catalogo, entrambe le tecnologie.

Global Business Solution è sia Microsoft Solutions Partner, sia Google Apps for Work Authorized Reseller. Forniamo e gestiamo per conto di molti clienti, soluzioni basate sulla sia tecnologia Microsoft, sia su quella Google.

Quali sono gli elementi principali che possono indirizzare un’azienda verso la soluzione cloud di Google o la soluzione Microsoft?

Gli elementi da tenere in considerazione sono molti, ma noi cercheremo di elencare i principali.
Innanzitutto, il contesto operativo aziendale è un elemento fondamentale per una corretta analisi. L’Azienda che sta considerando l’idea di spostarsi in cloud ha un’organizzazione interna, strutturata sulla suite microsoft Office? Gli utenti utilizzano Outlook, Word, Excel e PowerPoint per il proprio business, ma a che livello? Macro in excel? Scripting tramite VBA di Microsoft? Eccetera.

Un altro elemento fondamentale, che pesa sempre di più nella definizione delle strategie aziendali e nella pianificazione di risorse ed investimenti è la disponibilità economica a budget. Certamente il parametro economico non è l’unico elemento da considerare, ma come detto, ha un peso sempre maggiore e, l’offerta di Google, sensibilmente meno costosa in termini economici, potrebbe rivelarsi invece inadeguata su un piano operativo specifico di utilizzo aziendale.

Le soluzioni cloud di Microsoft e Google sono profondamente diverse l’una dall’altra, ma su molti punti possono essere fatti dei paragoni specifici che possono indirizzare la scelta finale verso l’una o l’altra. Entrambe le soluzioni prevedono la gestione della posta, un certo quantitativo di storage ed una suite di programmi per la creazione, l’editing e la condivisione di documenti. Come detto, l’ago della bilancia penderà per l’una o l’altra soluzione solo dopo aver considerato tutte le differenze che compongono le singole proposte. Vediamo i principali.

Costi di Licenza

Google Apps for Work prevede un licensing molto semplice: 40€/anno/account nella versione standard, oppure 96€/anno/account, nella versione “unlimited” (storage illimitato e Google Vault per l’eDiscovery relativa a email, chat, documenti e file).
Microsoft Office 365 prevede diverse soluzioni e, per ciascuna, esiste un piano specifico. Non ci dilungheremo illustrandole tutte, basti sapere che il range di costo oscilla tra 45€/anno/account a 218€/anno/account. Ecco  i piani Office 365 per le Aziende; e a questo link, invece, tutti i piani (in dollari) dal piano per le Aziende, alle soluzioni Enterprise. Il top di gamma, la versione Enterprise E3, include tutte le caratteristiche legate a Microsoft Office 365.

Storage

Microsoft prevede piani di storage distinti: 50Gb di spazio per la posta e 1Tb per archiviazione di dati e file;
Google prevede 30Gb iniziali di storage unificati per posta, foto e documenti, con possibilità di acquisto di tagli successivi di storage fino a 30Tb/account. La versione “unlimited” di Google Apps for Work, prevede storage illimitato per domini con più di 5 utenti, oppure 1Tb/utente per domini con meno di 5 utenti.

Console Amministrativa / Gestione utenti

L’attivazione di Google Apps for Work avviene associando il servizio ad un proprio dominio verificato. Non esiste la possibilità di “far girare” Google Apps su un dominio generico o associato a Google direttamente. Dalla console amminsitrativa di Google Apps è possibile gestire gli utenti, le policy di privacy e sicurezza del dominio, l’attivazione di servizi specifici e l’associazione con domini secondari, sussidiari o alias di dominio.

Allo stesso modo, anche con la soluzione Microsoft è possibile associare gli utenti a domini convalidati. Di default, all’attivazione di Office 365, viene attivato il dominio di terzo livello <nome azienda>.onmicrosoft.com. In questo caso Microsoft, forte del proprio know-how, consente una gestione delle identità molto più granulare, rispetto alle possibilità offerte da Google Apps. Rimandiamo a questo specifico articolo di Microsoft per approfondimenti sulla gestione degli utenti.

Storicizzazione delle posta / eDiscovery

Google Vault è la soluzione di eDiscovery, per la conservazione, l’archiviazione e l’esportazione dei messaggi di posta, chat e documenti di un’organizzazione ospitata su Google Apps. Vault è interamente basato sul Web, quindi non c’è bisogno di installare o mantenere alcun software. Qui ulteriori info su Vault.

Microsoft, anche in questo caso, propone una soluzione “ibrida” che può essere gestita sia in cloud, sia in locale, appoggiandosi a server Exchange. Qui ulteriori info.

Applicazioni desktop / offline / mobile

Google Apps for Work gestisce il rapporto con il desktop in 2 modi diversi. Per quanto riguarda i documenti nel formato nativo di Google, l’accesso, l’editing e la condivisione, sono gestiti esclusivamente con il browser.
A livello desktop, per aiutare gli utenti a “sentirsi meno smarriti” nel passaggio al cloud, Google ha sviluppato 2 connettori: Google Apps Sync for Microsoft Outlook (GASMO), che si integra con Outlook e porta posta, contatti e calendari all’interno di un’interfaccia nota e utilizzata da moltissimi anni; e Google Drive, disponibile anche per gli account gratuiti, consente di creare in locale una cartella, sincronizzata con il cloud, all’interno della quale vengono depositati i documenti presenti nel proprio account online. Se i documenti sono in formato “nativo” di Google, saranno gestiti nel browser; se invece sono pdf, doc, xls, ecc, verranno aperti con i rispettivi programmi (in questo caso, Google Drive funziona a mo’ di Dropbox, per intenderci).

Microsoft, in base al tipo di licenza scelta per la soluzioni Office 365, può prevedere la presenza delle applicazioni Microsoft Office installabili sui pc degli utenti. Recentemente, Microsoft ha rilasciato Office anche per le principali piattaoforme mobile: Ios e Android. Anche in questo caso, in base alla licenza adottata saranno utilizzabili dagli utenti in mobilità.

Marketplace Google e Microsoft

Sia Google sia Microsoft hanno aperto i rispettivi marketplace, attraverso i quali, sviluppatori di terze parti, possono fornire ai propri clienti app o funzionalità specifiche che servano a gestire esigenze particolari.

“Overall Score”, considerazioni finali

Come detto, non esiste un vincitore assoluto. Nessun fornitore di soluzioni potrà dire che l’una o l’altra tecnologia siano buone per qualsiasi contesto. Possiamo semmai riassumere brevemente i PRO ed i CONTRO principali, specifici per Google Apps for Work sia per Microsoft Office 365.

Google Apps for Work

PRO
Licensing semplice: Google Apps for Work o Google Apps for Work Unlimited (con Google Vault e Storage illimitato);
Pieno supporto per tutti i dispositivi mobili;
Soluzione totalmente web-based;
Diffusa familiarità verso l’ecosistema di prodotti Google, grazie alla diffusione di Gmail e Google Drive per uso personale;

CONTRO
Microsoft Office è profondamente radicato nel work-flow delle aziende. Per esigenze particolari è, ad oggi, di fatto insostituibile;
La base di documenti generati con Microsoft Office, se importati in Google Drive, perdono stili e automatismi;

OVERALL
La soluzione Google, a parità di funzionalità, costa economicamente molto meno di Microsoft Office 365. Molto semplice da utilizzare, soddisfa comunque tutti i requisiti di gestione e sicurezza indispensabili per un utilizzo corporate. In ambiente “microsoft oriented”, la soluzione Google Apps for Work risulta troppo scarna di funzionalità e macchinosa per le condivisioni di dati.

Microsoft Office 365

PRO
Integrato perfettamente con le versioni desktop di Office;
Interfaccia “cloud” molto simile alla UI della suite desktop;

CONTRO
Sistema di licenze molto complesso, che richiedono diverse decisioni iniziali non modificabili in un secondo tempo;
A parità di funzioni, Office 365 costa di più di Google Apps;

OVERALL
In ambienti già fortemente integrati con le soluzioni microsoft, richiede da parte degli utenti un minore sforzo di adattamento al passaggio, essendo appunto mantenuta la continuità di interfaccia e utilizzo. La presenza del “cloud” viene avvertita in misura minore, in quanto i dati, localmente, continuano ad essere gestiti con le solite applicazioni (Word, excel, powerpoint) e non con un browser. La pletora di funzionalità a diversi livelli, potrebbe risultare troppo dispendiosa per un’azienda dinamica od una start-up non strutturata sull’ecosistema di soluzioni microsoft, facendo propendere per l’adozione di Google Apps for Work.

Global Business Solution è a disposizione  di tutte le Aziende che attualmente utilizzano infrastrutture on-premise, divenute obsolete e costose, e che vogliano valutare la miglior tecnologia da adottare per il passaggio in cloud.