Gestione documentale, come archiviare documenti in forma digitale per ottimizzare i processi aziendali

Ogni azienda che opera sul mercato italiano ha un enorme problema che prende il nome di gestione dei documenti. Inutile dire che i documenti sono un elemento molto importante sul quale è bene che ogni azienda si focalizzi, è altrettanto vero che le tecnologie possono offrire una grossa mano a gestirli e ad ottimizzare l’accesso alle informazioni in essi contenute.

Partiamo da alcune considerazioni riguardanti le tipologie di documento che è possibile incontrare. In buona sostanza esistono due macro-categorie:

• i documenti digitali  (rappresentati da documenti informatici e da documenti non informatici);
• i documenti analogici (generalmente si tratta di documenti cartacei suddivisibili in due tipologie, i documenti analogici unici e i documenti analogici non unici (in entrambi i casi fiscali o non fiscali).

Queste due macro-categorie danno poi origine ad una serie di possibili gestioni del documento che portano le aziende ad un grado di efficienza più o meno elevato.

Chiaramente, l’attività sui documenti analogica, fino a quando i documenti sono pochi e soprattutto finché le dimensioni aziendali sono contenute, rappresentano la soluzione più comoda, percepita anche come la meno costosa. In realtà non si ha ben chiaro il costo di una gestione che non preveda un controllo informativo, che formalizzi processi di workflow e procedure specifiche atte a mantenere ordine all’interno dell’azienda. Inoltre, una gestione cartacea nel tempo produce possibilità di perdere documenti ad alta consultazione, oltre ad una loro notevole moltiplicazione considerando la quantità di persone che possono essere coinvolte nella lettura e nell’uso del singolo documento.

L’attività digitale invece può prevedere due processi di partenza:

• il primo che prevede la generazione di documenti digitali, partendo da un documento analogico;
• il secondo che prevede l’origine di un documento definito originale digitale.

In entrambi i casi, la gestione di questi documenti prevede l’implementazione di un archivio elettronico, che consenta di informatizzare i processi di caricamento, di archiviazione, di consultazione, di condivisione e di riproduzione di questi documenti. Per fare ciò esistono quindi diverse possibilità:

• esistono sistemi di archiviazione digitale on-site, ossia presso la propria sede, gestiti per mezzo di un software di gestione documentale;
• esistono soluzioni per l’archiviazione digitale in Cloud (a volte li troviamo proposti in ASP, in SAAS, ma la sostanza è la medesima), con un sistema di gestione documentale on-line, basato su un sistema in outsourcing.

Generalmente le tematiche che riguardano la gestione documentale sono riassumibili in:

• Memorizzazione dei documenti: parliamo del trasferimento del documento all’interno del sistema documentale, da un formato iniziale al formato finale, ad esempio, dal cartaceo al digitale;
• Archiviazione dei documenti: consideriamo lo stockaggio dei documenti all’interno di un sistema di database organizzato per classi documentali che riproducono un organizzazione documentale facilmente consultabile;
• Protocollazione dei documenti: si intende la metodologia con la quale un documento viene “taggato per la ricerca. Esistono differenti metodi per protocollare un documento, e questi metodi dipendono dal grado di complessità dell’azienda;
• Conservare dei documenti: in formato digitale, in modo analogico con corrispondente digitale o in formato esclusivamente digitale;
• Organizzazione dei documenti: in funzione dell’uso che si deve fare del documento, l’organizzazione degli stessi è possibile attraverso l’attribuzione di specifiche caratteristiche ad ognuno di essi che li pone all’interno del sistema e li rende rintracciabili oltreché disponibili alle sole persone autorizzate alla loro gestione;
• Consultazione dei documenti: è possibile offrire ad ogni utente una classe di accesso ed una possibilità di visualizzare, stampare, riprodurre e condividere i documenti, in funzione delle loro autorizzazioni;
• Esibizione dei documenti: per mezzo di sistemi appositamente studiati, è possibile esibire alle autorità competenti i documenti richiesti, senza dover necessariamente stampare e tenere a disposizione costosi archivi, oaddirittura ricevere in casa le stesse autorità che possono accedere per verifiche all’archivio da remoto.

Inoltre, è possibile associare alla gestione dei documenti dei sistemi di workflow, in grado di migliorare i processi interni che richiedono lo scambio di documenti. A titolo di esempio, le autorizzazioni di pagamento fatture, di autorizzazione di piani ferie, di autorizzazione agli acquisti, sono rese possibili da specifici software di workflow nei quali sono coinvolti gli attori coinvolti nei differenti processi di gestione documentale.

Attraverso un progetto di gestione documentale è possibile operare su qualsiasi genere di documento, potrà quindi essere automatizzato il processo di gestione:

• della documentazione attiva che potrà essere archiviata in modalità automatica a partire dal sistema gestionale in grado di scrivere nelle classi documentali apposite, che terranno traccia del documento, della sua provenienza e della sua attinenza;
• la documentazione passiva proveniente dall’esterno in varie forme (scansionata, ricevuta a mezzo fax, a mezzo email, attraverso flussi edi, etc.) archiviata tramite sistemi manuali (caricamento manuale, data entry) e automatizzati (OCR, ICR, Barcode, QRCode).

Le tecnologie oggi disponibili sul mercato consentono di accedere ai propri documenti nelle modalità più disparate. Le tecnologie oggigiorno infatti consentono di raggiungere un grado di consultazione e condivisione piuttosto elevato, oltreché standardizzato che ha permesso un’ampia diffusione di strumenti di archiviazione onsite, online, etc.

In linea generale, che si tratti di sistemi online, di sistemi offline, o di forme ibride, il consiglio è quello di scegliere soluzioni supportate da aziende strutturate per seguire progetti e che garantiscano un approccio metodologico al tema della gestione documentale in grado di consentire un’espansione futura delle caratteristiche e delle funzionalità della soluzione. Gli step successivi potrebbero infatti portare ad un’archiviazione sostitutiva, ad una acquisizione di contratti in mobilità, magari mediante firma grafometrica, generando così documenti in originale digitale, senza inutili sprechi di carta e di tempo.

Sicuramente il tempo darà ragione a chi sceglie di ottimizzare i processi adottando un sistema di gestione documentale che migliori l’accesso ai propri dati e che risparmi spazio fisico per destinarlo ad altri usi. L’importante in questo processo di crescita è valutare attentamente la soluzione e l’affidabilità del partner che la mette in atto.