Gestione Data Certa dei Documenti

Garanzia della data di emissione di un documento.

Nella gestione documentale la gestione della data certa offre la garanzia di emissione di un documento rendendolo opponibile a terzi.

Nel tradizionale sistema di documentazione cartacea, l’attribuzione della data certa deriva principalmente dall’apposizione di un timbro dell’ufficio postale a seguito del pagamento di un bollo.

In situazioni dove esiste un elevato numero di documenti gestiti e che richiedono la data certa è necessario utilizzare un sistema più economico e funzionale del timbro postale. La possibilità di inserire la data certa in un documento elettronico consente la dematerializzazione cartacea attraverso l’apposizione della marca temporale (digital timestamp) che attesta l’esistenza di un file informatico.

La marca temporale viene apposta sul file da un servizio fornito da un certificatore qualificato (accreditato CNIPA).

Attraverso il rilascio del digital timestamp è possibile informatizzare il processo cartaceo, rivolgendosi ad una Certification Authority e ad un gestore di Conservazione Sostitutiva a norma dei documenti.

Attraverso le nostre applicazioni è possibile gestire i profili utente tipici:

• Administrator (amministratore del sistema)
• Back office (figura per l’approvazione dei documenti)
• Utente (chi inserisce i documenti e pilota le varie fasi del processo)

I domini dell’applicazione possono essere configurati attraverso un semplice browser.
Le applicazioni di data certa consentono l’Integrazione con altri sottosistemi, è infatti possibile, mediante web services o altri connettori, interfacciare i vari sottosistemi proprietari delle informazioni per garantire l’integrità dei dati aggiuntivi al documento.

L’applicazione per l’apposizione della data certa è una soluzione che consente di guidare il processo per l’acquisizione di un documento in formato digitale da varie fonti (fax server, scanner, upload sull’applicazione, ecc.), la successiva verifica della fruibilità dello stesso (che sia leggibile), l’arricchimento con le informazioni necessarie al fornitore del servizio di data certa e al gestore della conservazione sostitutiva, infine l’integrazione con tali entità.
L’accesso all’applicazione è completamente via WEB e non necessita installazioni sui clients.
È anche possibile gestire i sistemi in Single sign-on. Ove non disponibile, può essere dotata di un’autenticazione e una profilazione autoconsistenti.

Le nostre applicazioni sono caratterizzate da uno specifico workflow. Il processo prevede una serie di stati ben definiti, al fine di garantire che il documento da certificare archiviare elettronicamente:

• sia leggibile;
• corrisponda all’originale spedito dal mittente (tramite il controllo in più punti della decodifica hashing MD5 sul file binario di origine)
• contenga informazioni aggiuntive congrue con i dati dell’Istituto (es. codifica di rapporti esistenti, numeri di garanzia reali etc. )

Il software per la Gestione Data Certa dei Documenti è sviluppato con tecnologia Java ed utilizza containers completamente open source.

È portabile su qualsiasi piattaforma Hardware e Software.

Vantaggi

• Introduzione di un processo paperless
• Abbattimento dei costi
• Possibilità d’integrazione con i propri sistemi
• Personalizzazione della soluzione in tempi ridotti
• Controllo centralizzato dei documenti da sottoporre o sottoposti a data certazione
• Portabilità su qualsiasi sistema informativo