Ore 08:00 – ecco cosa dice il 72% dei lavoratori nel 68% delle aziende italiane: sah, ora accendo il computer e vado a prendere il caffè, tanto prima di 10 minuti non parte!
A volte si cerca di incrementare la produttività della propria azienda attraverso profonde opere di re-ingegnerizzazione dei processi aziendali, questa attività parte dalla convinzione dell’imprenditore di aver raggiunto il margine di contribuzione massimo delle risorse impegnate nella produzione dei beni e servizi che rappresentano il core business della sua azienda. Tuttavia, ammesso che l’azienda sia oggetto di approfondimento, non è raro incontrare situazioni nelle quali gli strumenti informatici più diffusi e più utilizzati all’interno dell’azienda, siano il principale motivo di perdita di produttività.
Considerando l’ampia diffusione dei PC all’interno delle aziende e la quantità di processi nei quali questi sono coinvolti, nonché il numero di persone che li usano possiamo tranquillamente affermare che è necessario fare attenzione alla loro efficienza!
Facciamo un esempio: pensiamo ad una piccola azienda nella quale collaborano 10 persone, che magari hanno la necessità di condividere delle informazioni di diverso tipo tra le quali:
- documenti tecnici, progetti cad, file grafici;
- documenti testuali, fogli di calcolo;
- preventivi, ordini, presentazioni;
- filmati e file audio;
- basi di dati;
questi documenti devono essere elaborati attraverso software gestionali, software di disegno tecnico, software di office automation, etc., e devono essere gestiti nel minor tempo possibile affinché ogni persona possa ridurre il più possibile il tempo di attesa legato ad ogni operazione. Di fronte a questa innegabile necessità, le aziende hanno due possibilità:
- considerare il ricambio tecnologico e l’acquisto di hardware e software come un investimento per migliorare costantemente la produttività del lavoratore, valutando le performance degli strumenti da acquistare;
- considerare l’acquisto di macchine e di software come una spesa da affrontare quando gli strumenti smettono di funzionare facendo attenzione prevalentemente al prezzo di ciò che è urgente acquistare.
Sebbene il primo degli approcci rappresenterebbe l’atteggiamento virtuoso da adottare, il secondo rappresenta il più comune. Bisognerebbe focalizzarsi sull’efficienza che una macchina garantirebbe e non su un piccolo risparmio economico legato ad un minor prezzo di acquisto. Dovremmo concentrarci sul servizio di assistenza offerto dal brand, sugli anni di garanzia offerti sulla macchina, sulla componentistica installata e sulla possibilità di espansione, al fine di acquistare un bene produttivo in grado di migliorare le condizioni operative dell’intera azienda.
Lo stesso ragionamento andrebbe applicato a tutta l’infrastruttura:
- Software più veloci, con migliori funzionalità e maggiori performance;
- Servizi di posta più efficienti, in cloud e che consentono di accedere alla posta da dispositivi differenti e di ridurre o addirittura azzerare il rischio di perdere i dati, di esaurire lo spazio disponibile per la gestione dei dati;
- Sistemi di rete più sicuri e veloci, in grado di gestire connessioni più avanzate, elevare il grado di sicurezza della rete interna e verso la rete esterna, consentendo una connettività wifi più stabile e lo scambio dati interno più efficiente;
- Server più capienti e performanti, che offrano un maggior grado di sicurezza e di continuità di servizio.
Se tutta l’infrastruttura fosse caratterizzata da un alto grado di efficienza e di velocità di esecuzione delle operazioni per la quale è predisposta, verrebbero innalzati i presupposti per migliorare e mantenere alta la produttività dell’intera azienda, vista l’ampia diffusione dell’IT lungo tutta l’attività produttiva.
Migliorare la propria struttura ICT, il proprio parco hardware, i propri software e più in generale le proprie risorse informatiche consente l’ottenimento di grandi benefici produttivi. Una scarsa attenzione a questi aspetti produce enormi inefficienze, riducendo l’operatività delle risorse umane e delle tecnologie gestite per mezzo dell’infrastruttura IT. Pianificare gli investimenti in quest’area rappresenta quindi un obbligo più che una necessità se si decide di competere in un’epoca come quella in cui viviamo.