Conservazione sostitutiva: come archiviare documenti in forma digitale a norma di legge

Le fatture digitali e l’archiviazione documenti digitale sono due importanti pilastri nell’evoluzione tecnologica

Ogni foglio di carta all’interno di un’azienda viene riprodotto fino a otto volte per poi essere distribuito su più scrivanie, essere visto e gestito da più persone, con compiti differenti e con interessi differenti legati al medesimo documento. Ciò che ne consegue, è la generazione di molte azioni su uno stesso documento che però non vengono più effettuate fisicamente su di esso, ma su documenti differenti, favorendo la nascita di errori e producendo incredibili inefficienze.

La tecnologia consente di gestire in formato digitale i documenti analogici interni ed esterni, fino ad eliminare completamente l’esistenza della carta, purché venga seguito in modo diligente un processo di dematerializzazione appositamente studiato.

Conservazione sostitutiva: i documenti cartacei diventano digitali

La conservazione sostitutiva è una procedura giuridico-informatica regolamentata dalla legge italiana, attraverso la quale, utilizzando la firma digitale e la marcatura temporale è possibile:

• Archiviare e conservare a norma di legge documenti in formato digitale;
• Eliminare documenti cartacei esistenti;
• Evitare di produrre documenti cartecei generando direttamente documenti digitali;
• Rendere i documento condiviso e partecipativo;
• Garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione e l’archiviazione digitale riguardano tutti i documenti aziendali, sia quelli interni sia quelli in arrivo dall’esterno.

Attraverso la conservazione digitale, i documenti elettronici vengono equiparati a quelli cartacei, consentendo alla pubblica amministrazione e alle aziende private di risparmiare sui costi.

La gestione, la stampa, lo stoccaggio e l’archiviazione dei documenti sono processi che richiedono risorse sia economiche che temporali. E queste attività sono ancora più ingenti per la documentazione che deve essere conservata per legge per diversi anni.

L’archiviazione elettronica dei documenti è stata approvata dalla legge

In sostanza la regolamentazione della conservazione digitale ha reso legale il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo, offrendo così uno strumento alternativo alla classica e dispendiosa gestione della carta, offrendo l’opportunità ad enti e aziende di snellire i volumi di documenti che occupano spazio e risorse ed incrementare l’efficacia dei processi legati alla gestione dei documenti.

Nel processo, assume particolare importanza la validità giuridica temporale che rende possibile la gestione di documenti per i quali è obbligatoria una conservazione pluriennale, e che si basa sulla marcatura temporale.

Come avviene la conservazione dei documenti aziendali in formato digitale?

Il sistema di conservazione digitale è definito attraverso regole piuttosto precise che prevedono l’impiego di procedure e tecnologie alle quali i soggetti coinvolti devono adeguarsi e sottostare, per garantire nei documenti che sono oggetto di conservazione:

• Autenticità
• Integrità
• Affidabilità
• Leggibilità
• Reperibilità

Conservazione elettronica: la normativa prevede pacchetti informazioni

Il sistema di archiviazione sostitutiva a norma, si basa su un pacchetto informativo, una sorta di contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (i metadati degli oggetti da conservare, i documenti e fascicoli informatici). Sono questi che rappresentano il vero oggetto della conservazione.

In relazione alle funzioni che devono svolgere, possiamo distinguere diversi tipi di pacchetti informativi previsti dalla norma:

• Il pacchetto di versamento (SIP, Submission Information Package): ossia il pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione utilizzando un formato predefinito e concordato, descritto all’interno del manuale di conservazione;
• Il pacchetto di archiviazione (AIP, Archival Information Package): si tratta di un derivato del pacchetto di versamento o di più pacchetti, essendo composto dalla trasformazione di uno o più di essi nel rispetto delle specifiche contenute nell’allegato 4 dell’attuale decreto che regola la conservazione sostitutiva e in relazione alle modalità riportate nel manuale della conservazione;
• Il pacchetto di distribuzione (DIP, Dissemination Information Package): è il pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente che ne fa richiesta.

Sistema di conservazione documentale digitale

Nel caso il processo appaia ostico da comprendere, è bene considerare il sistema di conservazione digitale come parte di un sistema di gestione documentale il cui scopo è quello di offrire validità a documenti digitali originati in forme differenti e che andranno gestite in modo opportuno affinché rimangano validi. Esso agisce attraverso modelli organizzativi e regole precise differenti dal sistema di gestione documentale.

Conservazione digitale dei documenti

La conservazione può essere affrontata in diversi modi:

• Conservazione digitale documenti In Outsourcing nel caso in cui il produttore del documento affidi in modo totale o parziale a soggetti terzi, sia privati che pubblici, opportunamente strutturati ed autorizzati, il mantenimento e la salvaguardia dei documenti oggetto di conservazioni. Tali soggetti, gli outsourcer, a fini giuridici dovranno essere accreditati obbligatoriamente presso l’AgID (Associazione per l’Italia Digitale), nel caso una pubblica amministrazione volesse affidarsi a loro la conservazione. Questo obbligo non sussiste nel caso si tratti di soggetti privati;
• Conservazione digitale documenti In Housing nel caso in cui venga predisposta una struttura di conservazione organizzata dal soggetto produttore dei documenti informatici da conservare, che decide di dotarsi di tutto il necessario per procedere ad una conservazione a norma, senza far intervenire soggetti esterni che si facciano carico di oneri procedurali e tecnologici.

Chi sono i soggetti coinvolti nella conservazione sostitutiva?

Nel nuovo sistema di conservazione sono presenti almeno queste tre figure:

• Il Produttore;
• L’Utente;
• Il Responsabile della Conservazione.

I primi due soggetti, possono essere persone fisiche o persone giuridiche e possono essere interne o esterne alla struttura che si vuole dotare del sistema di conservazione. Il responsabile della conservazione digitale è il soggetto che per legge, è tenuto ad assicurare la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione seguendo le modalità descritte nel manuale di conservazione, che rappresenta un obbligo formale per chi si dota di un sistema di conservazione a norma.

Il processo di conservazione digitale inizia attraverso la memorizzazione (su supporti ottici o altri tipi ritenuti idonei alla conservazione), dei documenti e delle loro impronte (nei casi di documenti informatici) o dell’immagine (nei casi di documenti analogici) e si conclude in entrambi i casi con l’apposizione della firma elettronica e della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica, ossia un file contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi.

Quali sono gli oneri a carico del Responsabile della Conservazione digitale dei documenti?

Il responsabile della conservazione digitale ha una serie di obblighi e adempimenti:

• Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare;
• Predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti;
• Gestisce il processo di conservazione garantendone la conformità nel tempo nel rispetto della normativa vigente;
• Genera il rapporto di versamento seguendo le modalità descritte nel manuale della conservazione;
• Genera e firma il pacchetto di distribuzione utilizzando la firma digitale o la firma elettronica qualificata, in funzione di cosa descrive il manuale della conservazione;
• Monitora l’integrità del sistema di conservazione ed effettua periodicamente delle verifiche (con cadenza non superiore ai cinque anni), al fine di assicurare l’integrità degli archivi e loro leggibilità;
• Adotta misure per rilevare tempestivamente il possibile degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni provvedendo al ripristino della corretta funzionalità, sostituendo dispositivi di archiviazione non più idonei, al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici oggetto della conservazione;
• Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in base al contesto tecnologico, come previsto dal manuale della conservazione;
• Adotta misure ritenute necessarie a tutela della sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo assistenza e risorse necessarie all’espletamento delle attività da svolgere sul sistema di conservazione e assicura agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie all’esecuzione delle attività di verifica e di vigilanza sui dati mantenuti in conservazione;
• Nel caso di amministrazioni statali, provvede al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme.

Data la presenza di tutti questi adempimenti amministrativi, associata alla necessità di dotare l’azienda o l’ente di una infrastruttura tecnologica necessaria ad assolvere a queste funzioni, predisponendone una manutenzione continuativa che richiede risorse e tempo per una gestione efficace, la via dell’outsourcing è quella preferita dalla maggior pare dei soggetti.

Tuttavia, tale scelta, seppur offrendo una moltitudine di opportunità economiche ed organizzative, garantendo una crescita di efficienza per l’intera azienda, investe una moltitudine di tematiche. Pertanto, intraprendere un processo di implementazione di un sistema di archiviazione sostitutiva rappresenta una scelta che va ponderata con molta attenzione, soprattutto alla luce dei futuri obblighi nella fatturazione digitale.